С сегодняшнего дня я начинаю публиковать отдельные концепции, положенные в основу РИМ-III.
Первой идет концепция контрольных точек (КТ) и работы с ними.


Итак проект выполняется для достижения некоторой цели (которая рождается из Проблемы, см.дальше про концепцию "Цепочка решения проблемы").
Но цель проекта штука достаточно абстрактная, чтобы ее "приземлить" при запуске проекта она должна быть разобрана (декомпозирована) на конкретные результаты.
Получение всех запланированных результатов означает достижение цели (целей) проекта.
Таким образом согласно РИМ-III ключевыми при реализации проекта является РЕЗУЛЬТАТ (английский вариант - DELIVERABLE).


Результат - это итог выполнения определенной работы в проекте. Результат должен быть объективным, проверяемым и по возможности документированным.
При этом результаты есть финальные, те ради которых делался проект, и промежуточные (опять-таки см. "Цепочку решения проблемы").
Финальный результат - это Продукт проекта, ради которого выполнялся проект. Именно получение финальных результатов позволяет достичь целей проекта. После окончания проекта финальные результаты используются Заказчиком в рамках его операционной деятельности для получения эффектов и выгод, заявленных при запуске проекта. Финальный результат должен быть объективным, проверяемым и документированным.

Очень важно, что результат должен формулироваться именно как результат, то есть согласно правилам русского языка:
Прошедшее время, совершенный вид, страдательный залог (отвечает на вопрос «Что сделано?»).
Например, " Внедрена система", "Залит фундамент", "Утвержден нормативный документ".

Отсюда переходим к контрольным точкам.

Контрольная точка (КТ) – фиксирует: когда будет получен результат, как он будет проверяться, кто ответственен за его получение, и кто подтвердит, что результат соответствует требованиям.
Для контрольной точки выделяется минимум две роли:
  • Ответственный – сотрудник, непосредственно отвечающий за получение необходимого результата
  • Приемщик – сотрудник, принимающий у ответственного результат. Приемщик должен быть независимым от Ответственного лицом.
Для корпоративных историй, когда проект делается в сложном организационном окружении целесообразно дополнительно вводить роль "Владелец КТ" - кто-то от топ-менеджмента, отвечающий за ее получение и роль "Участники" - те кто вовлечены в достижение результата. Если есть ИТ система управления проектами, которая может взять на себя автоматизации коммуникаций, то стоит также ввести роль "Информируемые" - кому уйдет уведомление об изменениях в жизник КТ (открыли/закрыли/удалили и т.д.)

Общая картинка по концепции



Важно отметить, что контрольные точки интенсифицируют усилия и предают ощущение срочности команде.
Пропущенные контрольные точки – повод напрячься и повысить интенсивность работы. Выполненные в срок контрольные точки – повод для отмечания и признания заслуг
И вообще люди более мотивированы, когда видят прогресс.
Так что больше контрольных точек = больше мотивации :)

А если серьезно, то команда должна быть серьезно мотивирована на получение результатов.
Каждый член команды должен знать что ему будет, если будут получены необходимые результаты
Каждый член команды должен знать что ему будет, если необходимые результаты получены не будут

А теперь правильная методика работы с КТ:
  1. Фиксация КТ на основе списка ожидаемых результатов проекта
    При наличии Проектного офиса в компании он должен подготовить набор типовых КТ по разным типам проектов. В рамках разработки РИМ-III будут сделаны наборы таких типовых КТ для наиболее распространенных типов проектов.
    Для конкретного проекта отбирается подмножество применимое к данному конкретному проекту.
  2. Организация РЕГУЛЯРНЫХ оценок статуса контрольных точек Ответственными.
    Регулярность раз в неделю, раз в две недели, раз в месяц - зависит от обстоятельств (в общем случае чем чаще, тем лучше).
    Собирается статус для всех КТ, которые должны быть завершены на текущий момент, и для КТ на ближайшую перспективу (в зависимости от особенностей проекта и его окружения это месяц, три месяца или шесть месяцев вперед).
    • Для тех КТ, которые должны были быть сделаны - подтверждения сделанности или объяснение несделанности
    • Для будущих КТ - ставится один из трех статусов:
      • Зеленый – получение результатов по контрольной точке гарантировано в запланированный срок
      • Желтый – есть несущественные риски получения результата в запланированный срок, помощь не требуется
      • Красный – получение результата под угрозой, ведется активная работа по их преодолению
      • Для желтых и красных пишется комментарий
  3. Проведение собрания для обсуждения статуса проекта и входящих в него КТ
    • Рассмотрение статуса может проводиться на Проектном Комитете компании, Управляющем Комитете проекта или даже на уровне встречи рабочей группы.
    • КРИТИЧЕСКИ важно, чтобы эта встреча происходила. Понятно, что чем выше уровень собрания, тем сильнее управляющее воздействие.
    • Самые серьезные вопросы задаются при ситуации когда красил из раза в раз зеленым, а потом так раз и не выполнил КТ, не дал результат. Тут следует максимально подробно с человеком разбираться, задавать самые нелициприятные вопросы: "По что обманул коллег и руководство?!!!"
    • Если же честно красил "Красный-красный-красный" и все-таки не сделал, то наказывать нельзя - человек честно предупреждал о проблемах
    • В идеале общая система мотивации проекта должна быть завязана на правильность оценки статусов. В варианте "Зеленый-Зеленый-Зеленый-Не сделал" должен быть прямой штраф
Лучше всего методику реализовывать на основе ИТ системы (сейчас на рынке уже несколько систем поддерживают такой подход).
Но можно и на основе тривиального MS Excel. У меня есть опыт использования Excel для ведения 800 КТ. Но это очень трудоемко.
Я бы сказал, что 50-100 КТ еще более-менее нормально управляемо на уровне Excel, больше - сильно сложнее и сильно зависит от дисциплины ответственных.

Следующей будем раскрывать концепцию уровней контрольных точек


P.S.
Для меня важно общение с теми, кто читает этот блог! Мне важно понимать, что эта тема кому-то интересна. И вообще иногда, даже простое "Спасибо" в конце поста может поддержать, сделать тяжелый день легче и мотивировать на продолжение работы над моделью. Я обязательно читаю ваши комментарии и благодарен за них! Прошу прощения, что не всегда есть возможность ответить каждому. Если у Вас есть вопрос или предложение, пишите на эл. почту - rim@rim-iii.ru или PavelAlferov@rim-iii.ru .


© 2015 Павел Алферов (http://www.rim-iii.ru ) Все материалы в этом блоге разработаны мной (если не указано иное). Текст данной публикации является авторским. Данный материал (картинки, фото и текст) принадлежит автору блога. Если Вы хотите разместить этот материал в социальных сетях или в своем личном блоге (в некоммерческих целях), заранее спасибо! Вы можете это сделать не спрашивая моего разрешения, но только при условии активной гиперссылки на оригинал в моем блоге. Для всех остальных случаев: полное или частичное копирование материалов блога разрешено только с личного согласия автора! Я не против, но Вы должны спросить разрешения прежде, чем размещать у себя что-либо.